Todo aquel que haya podido trabajar como administrador de sistemas, programador o mantenedor de sistemas en una empresa mediana o grande ha podido comprobar, el tiempo que se pierde en realizar cientos de documentos dirigidos a la organización del trabajo. Así mismo habrá podido comprobar como muchas empresas intentan automatizar procesos a través de programas que van desde suites ofimáticas a simples programas que se ejecutan del lado servidor y que nadie, excepto los administradores de sistemas, saben de su existencia.
De cara al exterior la empresa funciona, la empresa da una respuesta y la empresa comete fallos como algo natural a todo aquello que implique la intervención humana.
Pero de puertas para adentro, el gasto de tiempo, recursos humanos y económicos para intentar reducir dichos gastos, casi siempre da un resultado negativo.
El optimismo y la ceguera forma parte muchas veces de quien ha de tomar las decisiones a la hora de optar por la estructuración y repartición de los recursos a fin de que la informática y las nuevas tecnologías realmente ayuden y no se transformen muchas veces en ese mal inevitable que todos han de pagar, soportar y la mayoría de las veces no terminar de entender.
La empresa va actualizando sus sistemas informáticos a lo largo del tiempo. Sea por razones que justifiquen dicha actualización o por mero convencimiento por parte de la industria informática que fuerza en muchas ocasiones la actualización de los sistemas sin necesidad. Este cambio a lo largo del tiempo, introduciendo una tecnología tras otra sin tener en cuenta lo reutilizable, lo realmente actualizable, lo inútil, lo obsoleto o lo mal aprovechado, lleva en pocos años a la acumulación de ingentes cantidades de recursos en hardware, software y tiempo perdidos intentando hacer los procesos más eficientes.
El mero trabajo pensado para ahorrar dinero, al final implica un mayor gasto en muchas ocasiones. ¿Parece algo que nos podamos permitir?
Actualmente es fácil comprobar que en cualquier empresa, incluso multinacionales, las aplicaciones de software de un fabricante se solapan con las de otros. Los formatos utilizados dependen siempre de alguna empresa o de algún software específico, generando una vinculación al mismo que al cabo de un tiempo es difícil de romper.
Usar formatos cerrados, vinculados a patentes y copyright restrictivos vinculan la empresa a un fabricante de software y por lo tanto vinculan las decisiones de dicha empresa a las decisiones que convengan al fabricante.
Un ejemplo clave es ver una de las principales razones por las que Microsoft ha llegado a ser el monopolio que es actualmente.
Si los documentos los tenemos en el formato Word de Microsoft , nos veremos obligados a utilizar las herramientas ofimáticas de Microsoft, las cuales han de ejecutarse en Windows y por lo tanto nuestras estaciones de trabajo deberán tener instalado Windows. Así mismo, las herramientas que este fabricante proporciona son prácticamente incompatibles con todo formato y protocolo abierto, por lo tanto si queremos tener un servicio de directorio y usar todas las funcionalidades que dicho software ofrece, deberemos de instalar un Active Directory de Microsoft, un servidor Exchange de correo, etc. Esta es una táctica inteligente por parte del fabricante. Intenta vincular a su cliente de modo que luego le sea casi imposible no depender de él. Así mismo sucede con tantas otras aplicaciones que utilizan formatos cerrados. No solo Microsoft es quien perpetua esta práctica, sino tantas otras empresas de software que utilicen formatos cerrados y propietarios.
Ahora imaginemos que deseáramos utilizar los productos de otro fabricante o que incluso deseáramos desarrollar nuestras propias herramientas.
¿Podríamos usar otros programas para leer los documentos en formato Word o Excel? ¿Podríamos usar otros programas para importar los correos electrónicos del Outlook?
Hoy en día existen soluciones al respecto, usando la suite OpenOffice. Pero ¿Qué hay de los demás formatos de otros fabricantes?
Imaginemos que una aplicación para la ejecución de tareas deja de sernos útil y quisiéramos migrar a la de otro fabricante o programar nuestra propia herramienta. ¿Podríamos exportar los datos de una a otra sin problemas? En la mayoría de los casos la respuesta es NO.
Actualmente los formatos libres y las herramientas de software libre que sirven para gestionarlos, nos liberarían de esa vinculación con el fabricante. Por ejemplo el caso del formato PDF. Si lo deseamos podemos usar las herramientas de Adobe para leerlo y editarlo, así mismo como las de otros fabricantes o particulares. Incluso podríamos desarrollar nuestras herramientas, hechas a medida para nuestro negocio o pedir a una tercera empresa que las desarrolle para nosotros, sin que ello implique vincularnos a esta y ser sus esclavos tecnológicos.
Aplicar desde ahora un plan de migración hacia formatos libres y abiertos, nos proporcionará un poco de trabajo y un gasto de recursos inicial, pero a más largo plazo nos permitirá ahorrar muchísimo tiempo, recursos humanos y económicos. Así como dotarnos de la independencia tecnológica y la libertad de poder controlar nuestros recursos informáticos sin que éstos dependan de las decisiones corporativas de algún otro fabricante.
